英語でメールを書くとき、「失礼になっていないかな」「この表現で通じる？」と不安になる方はとても多いものです。
日本語のビジネスメールですら気を使うのに、英語となると一層ハードルが高く感じますよね。
でも大丈夫です。英文メールには“型”があります。
構成・定番表現・最低限のマナーを押さえれば、英語が得意でなくても「安心して送れるメール」は誰でも書けるようになります。
この記事では、英文ビジネスメールの基本構成、よくある失敗、目的別の例文（和訳付き）までを一気に整理しました。
「書くのが怖い」を「これなら送れる」に変えるための実践ガイドです。
英文メールの書き方が不安な人へ｜ビジネス英語の「基本」と「型」
まず知っておいてほしいのは、英文メールは英語力そのものより「型」と「順番」で決まるということです。
毎回ゼロから考えようとすると不安になりますが、型を知っていれば迷いません。
英文メールでよくある失敗例｜敬称・表現・書き出しの不安
英文メールで多くの人がつまずくポイントは、実は共通しています。
日本語と英語では「丁寧さの出し方」が違うため、最初は戸惑いやすいのです。
- 敬称の使い分けが分からない（Dear / Hi の違い）
- カジュアルすぎないか不安
- 丁寧に書いたつもりが長文になる
特に社外・海外とのやり取りでは、「失礼にならないか」が一番の心理的ハードルになります。
だからこそ、最初に“よくある失敗パターン”を知っておくことが大切です。
英文ビジネスメールの基本構成【6ステップ】と定型表現
英文メールは、次の6ステップを意識するだけで一気に書きやすくなります。
- 件名（Subject）：要件が一目で分かるように
- 宛名（Salutation）：相手に応じて Dear / Hi を使い分け
- 導入（Opening）：定番フレーズで十分
- 本文（Body）：結論 → 補足の順
- 結び（Closing）：Best regards など
- 署名（Signature）：名前・役職・連絡先
ポイントは、本文で背景から説明しないことです。
最初に要件を伝え、そのあとで理由や補足を書くほうが、ビジネスでは親切です。
【目的別】そのまま使える英文メール例文集（和訳付き）
ここでは、仕事で特によく使うシーン別に、そのまま使える英文メール例文を紹介します。
迷ったら、このままテンプレとして使ってください。
📅 アポイント調整
Would it be possible to reschedule our meeting to next Wednesday?
（来週水曜日に日程を変更できますか？）
📎 資料送付
Attached please find the requested file.
（ご依頼の資料を添付いたします）
⏰ 催促・リマインド
This is a gentle reminder regarding our previous request.
（先日の件について念のためご連絡いたします）
🙏 感謝・お礼
Thank you very much for your support.
（ご支援ありがとうございます）
🙇 謝罪
We sincerely apologize for the delay.
（遅れましたことをお詫びいたします）
英文メールを安心して送るためのチェック方法と学習サービス
「この表現、自然かな？」「失礼じゃないかな？」
そんな不安を減らすには、チェック手段を持っておくことが重要です。
🧠 Grammarly｜文法とトーンを自動チェック
Grammarlyは、英文の文法ミスだけでなく、語調がビジネス向きかどうかも自動でチェックしてくれるツールです。
「丁寧すぎないか」「カジュアルすぎないか」を判断する際に役立ちます。
🗣 DMM英会話｜ネイティブに「この英文、自然ですか？」と聞ける
DMM英会話では、レッスン中のチャットや事前に用意した英文を使って、
「この英文メールは自然ですか？」とネイティブ講師に直接確認することができます。
Grammarlyが「機械のチェック」だとすると、DMM英会話は人による最終確認です。
表現のニュアンスやビジネス的な自然さを確認できるため、安心感がまったく違います。
まとめ｜英文メールは「型＋チェック環境」で誰でも書ける
英文メールは、センスや才能ではなく、型と確認環境で決まります。
まずはテンプレを使って1通書いてみる。
不安な部分はツールや人に確認する。
それだけで、英語メールへの苦手意識は確実に下がります。
今日送る1通の英語メールが、信頼をつくる第一歩になるかもしれません。
よくある質問（FAQ）
Q1. 英文メールは「Dear」と「Hi」のどちらを使えばいいですか？
基本的には、社外・初めての相手・目上の相手には「Dear」、社内・関係性ができている相手には「Hi」を使うのが安全です。迷った場合は「Dear」を選んでおけば、失礼になることはほとんどありません。
Q2. 英文メールで長くなりがちなのですが、短くするコツはありますか？
コツは「結論 → 理由・補足」の順で書くことです。丁寧さを出そうとして背景から説明すると文章が長くなりやすくなります。まず要件を1文で伝え、そのあとに必要な補足を加えると、読みやすく簡潔な英文メールになります。
Q3. 英文メールを送る前にチェックしたほうがいいポイントは何ですか？
最低限、①敬称の使い方、②語調がカジュアルすぎないか、③文法ミスの3点は確認しましょう。Grammarlyなどの自動チェックに加え、DMM英会話のようにネイティブ講師に「この英文は自然ですか？」と確認できる環境があると安心です。
